الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

المهام:

1-الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها وفق ما هـو مخطط له.

2-الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم

3-الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظــام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

4-العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

5-العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

6-لإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثـائق ومتابعتها.

7-الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجهاز الحكــ وفروعه وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع إدارة التطـوير الإداري في الجهاز، وبالتنسيق مع المركز الوطني في ذلك.

8-متابعة تطبيق الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز لخطة التصـنيف والترميز.

9-تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10-تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها

11- أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق الدائمة بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق الدائمة إلى العناية بالوثائق التي في مرحلتها الثالثة من عمرها (الدائمة) وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.

3. الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

4. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل.

5. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.

6. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.

7. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

8. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.

9. الإشراف على ترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

10. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز.

11.تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد

12. . تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة تطويرها.

13. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها

الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف إدارة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجهاز.

المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.

3. الإشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.

4. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

5. تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.

6. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها إلى وحدة الحفظ.

7. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.

8.متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.

9. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.

10. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.

11.تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد

12.تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها

13. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق السرية بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق السرية إلى الاهتمام بوثائق الجامعة ذات الطابع السري، وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

المهام:

1. استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسلمها.

2. مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها وتكشيفها.

3. . إدخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الآلي.

4. مراجعة وتدقيق الأعمال الفنية للوثائق السرية.

5. حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصة بها.

6. ترحيل الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

7.اتلاف الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

8. توفير الوثائق السرية المطلوبة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

9.تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.

11. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.