1. حصر الوثائق والمحفوظات لدى جميع الإدارات والوحدات وحساب كمياتها بدقة وفق النماذج المعتمدة.
2. تصنيف الوثائق بحسب جداول مدد الاستبقاء المعتمدة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتحديد ما يستحق الترحيل.
3 . مراجعة جاهزية الوثائق للترحيل والتأكد من:
- اكتمال الملفات
- ترتيبها بحسب السنوات أو الموضوعات
 -عدم وجود خلط بين أنواع الوثائق
4. التنسيق المباشر مع الإدارات لضمان الالتزام بالمدد النظامية قبل الترحيل ومعالجة أي ملاحظات.
5 . إعداد محاضر تسليم وتسلم تفصيلية تشمل: أسماء السجلات، الموضوعات، التواريخ، عدد الملفات، ومستوى السرية إن وجد
6. الإشراف على عمليات التغليف والنقل وضمان سلامة الوثائق من التلف أثناء التحميل أو أثناء وصولها إلى مركز الوثائق.
7. متابعة إجراءات الاستلام في مركز الوثائق والمحفوظات والتأكد من إدراج الوثائق بنظام الأرشفة المعتمد.
8 . التأكد من الالتزام التام بأنظمة وتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات خلال جميع مراحل الترحيل.
9. رفع تقارير دورية للإدارة العليا عن الإنجاز، والتحديات، والتوصيات اللازمة لمعالجة العقبات.
10 . اقتراح الاحتياجات اللازمة من القوى العاملة، والتجهيزات، والمواد الفنية، لضمان تنفيذ عمليات الترحيل بكفاءة عالية