نبذة عن المركز

هو مركز يعنى بتنظيم وحفظ الوثائق بشكل يضمن سلامتها وسرية المعلومات ومحتوياتها وسرعة الرجوع إليها.

الارتباط التنظيمي: يرتبط بوكالة الجامعة.

الهدف العام: جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الجامعة بما يحقق متطلبات إدارة العمل فيها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، وتيسير الرجوع إليها عند الحاجة، وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وتسهيل تداولها بين وحدات الجامعة والجهات الخارجية.

المهام:

  • إعداد خطط نشاط المركز ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
  • الإشراف الإداري والفني على الوحدات التنظيمية المرتبطة بالمركز، والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطها، والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.
  • التنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في كل ما يتعلق بتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخاصة ما له صلة بترحيل وإتلاف الوثائق والمحفوظات.
  • اقتراح التنظيمات الفنية والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الحفظ في الجامعة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
  •  إصدار وتحديث ومتابعة تطبيق أدلة إجراءات العمل في نشاط الاتصالات الإدارية والوثائق والمحفوظات في الجامعة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
  • الإشراف على استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة والصادرة من/وإلى الجامعة، واستلامها وإكمال إجراءات تسجيلها وإحالتها للوحدات المختصة في الجامعة وخارجها.
  • الإشراف على أعمال الرد على استفسارات المستفيدين، وتوجيههم فيما يتعلق بالمراسلات الصادرة والواردة.
  • تهيئة أماكن لحفظ الوثائق وتوفير أدوات السلامة المناسبة لها.
أ. فرج بن خليف الشمري
رئيس مركز الوثائق و المحفوظات
الشعار
شعار جامعة الحدود الشمالية

رؤية المركز ورسالته

أهداف المركز

مهام المركز

  •  ​التطبيق العملي لنصوص مواد الوثائق والمحفوظات والسياسة العامة للوثائق والمحفوظات واللوائح التنفيذية وخطة التصنيف والترميز وما سوف يصدر عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من لوائح وتعليمات أخرى تتعلق بالوثائق.
  • جمع وثائق الجامعة وتصنيفها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها وفقاً للأنظمة واللوائح الصادرة بشأنها.
  • توفير المعلومات والبيانات عن الوثائق للمستفيدين من داخل الجامعة أو خارجها وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
  • العمل على توفير العناصر البشرية المؤهلة للعمل بالمركز وتحقيق الاستفادة منها.
  • التنسيق الإداري والفني لمهام اللجنة الدائمة للوثائق.
  • الرصد التاريخي لأنظمة الجامعة ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  • العمل على تهيئة الأماكن وتوفير الوسائل المناسبة لأعمال الوثائق.  
  • يشكل مركز الوثائق في الجامعة الأداة الفعلية لتحقيق الاتصال​ مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.​