1. حصر جميع الوثائق والمحفوظات في الجهة الحكومية وتصنيفها حسب نوعها وأهميتها وقيمتها الإدارية أو القانونية أو التاريخية.
2 . تحديد مدة حفظ الوثائق في الإدارات المختلفة وفقًا للوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
3. تقدير القيمة العلمية والتاريخية للوثائق لتحديد ما يستحق الحفظ الدائم منها أو ما يمكن إتلافه بعد انتهاء مدة الحفظ.
4 . مراجعة جداول مدد الحفظ والتأكد من توافقها مع الأنظمة واللوائح والمعايير المعتمدة.
5. اقتراح تعديل مدد الحفظ لبعض الوثائق عند الحاجة ورفع التوصيات للجهات المختصة لاعتمادها.
6 . إعداد محاضر تقويم الوثائق وتوثيق نتائج الفرز والتصنيف والحفظ والإتلاف.
7 . رفع الوثائق ذات القيمة الدائمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات لحفظها بشكل دائم.
8. تطبيق لائحة تقويم الوثائق والالتزام بجميع تعليمات المركز الوطني فيما يخص الحفظ والإتلاف.
9 . متابعة تنفيذ الإدارات الداخلية لمهام التقويم وتطبيق المدد المعتمدة والتأكد من عدم إتلاف أي وثيقة قبل موعدها.
10 . التأكد من سرية الوثائق عند فرزها أو تقويمها أو أثناء نقلها للمركز الوطني.
11 . الإشراف على أعمال الأرشفة )الورقية أو الإلكترونية( وضمان سلامة الوثائق أثناء الحفظ.
12 . تزويد المركز الوطني بأي تقارير أو بيانات يطلبها تتعلق بالوثائق الخاضعة للتقويم.