الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الوحدات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

المهام:

1-الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها وفق ما هـو مخطط له.

2-الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم

3-الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظــام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

4-العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

5-العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.

6-لإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثـائق ومتابعتها.

7-الإشراف على إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجهاز الحكــ وفروعه وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع إدارة التطـوير الإداري في الجهاز، وبالتنسيق مع المركز الوطني في ذلك.

8-متابعة تطبيق الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز لخطة التصـنيف والترميز.

9-تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.

10-تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها

11- أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.