الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق متوسطة النشاط بمدير المركز.

الهدف العام:

تهدف إدارة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجهاز.

المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.

2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.

3. الإشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.

4. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.

5. تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.

6. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها إلى وحدة الحفظ.

7. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.

8.متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.

9. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.

10. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.

11.تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد

12.تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها

13. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.