هو مركز يعنى بتنظيم وحفظ الوثائق بشكل يضمن سلامتها وسرية المعلومات ومحتوياتها وسرعة الرجوع إليها.
الارتباط التنظيمي: يرتبط بوكالة الجامعة.
الهدف العام: جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الجامعة بما يحقق متطلبات إدارة العمل فيها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، وتيسير الرجوع إليها عند الحاجة، وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وتسهيل تداولها بين وحدات الجامعة والجهات الخارجية.
المهام:
- إعداد خطط نشاط المركز ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- الإشراف الإداري والفني على الوحدات التنظيمية المرتبطة بالمركز، والتنسيق فيما بينها بما يضمن التكامل بين نشاطها، والاستفادة القصوى من الإمكانات المتاحة.
- التنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في كل ما يتعلق بتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، وخاصة ما له صلة بترحيل وإتلاف الوثائق والمحفوظات.
- اقتراح التنظيمات الفنية والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الحفظ في الجامعة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها.
- إصدار وتحديث ومتابعة تطبيق أدلة إجراءات العمل في نشاط الاتصالات الإدارية والوثائق والمحفوظات في الجامعة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
- الإشراف على استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة والصادرة من/وإلى الجامعة، واستلامها وإكمال إجراءات تسجيلها وإحالتها للوحدات المختصة في الجامعة وخارجها.
- الإشراف على أعمال الرد على استفسارات المستفيدين، وتوجيههم فيما يتعلق بالمراسلات الصادرة والواردة.
- تهيئة أماكن لحفظ الوثائق وتوفير أدوات السلامة المناسبة لها.
- الإشراف على تداول وسائل الاتصال الكتابي (الوارد والصادر والتعاميم).
- الإشراف على استقبال وثائق ومحفوظات الجامعة غير النشطة المرحلة من الوحدات التنظيمية وتنظيمها وحفظها وصيانتها وتحديد أسلوب تداولها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
- اقتراح تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق في الجامعة واللجان الأخرى ذات العلاقة بنشاط الوثائق والمحفوظات واعتمادها من رئيس الجامعة.
- التنسيق والتعاون مع المراكز الأخرى المشابهة في كل ما من شأنه تحقيق الاستفادة من خبراتها.
- اقتراح الأنظمة والأجهزة الملائمة لمتطلبات حفظ وثائق ومحفوظات الجامعة على وسائط التقنية الحديثة وتشغيلها وصيانتها بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- الإشراف على تحويل وثائق ومحفوظات الجامعة إلى وسائط الحفظ التقنية الحديثة وبرامج إدارة الوثائق الإلكترونية .DMS
- الإسهام في نشر الوعي بأهمية نشاط الوثائق والمحفوظات في الجامعة بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة.
- المشاركة في تحديد مؤشرات قياس الأداء لجميع الأنشطة المتعلقة بأعمال المركز، ومراجعتها وتطويرها بصفة مستمرة بعد اعتمادها.
- تحديد احتياجات المركز من الموارد البشرية والأجهزة والمواد ومتابعة توفيرها.
- تحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي المركز؛ لترشيحهم للبرامج التدريبية الملائمة.
- إعداد تقارير دورية عن نشاط المركز وإنجازاته ومقترحات تطوير الأداء فيه.
- أية مهام أخرى يكلف بها في حدود الاختصاص.